Maak jij tijd voor méér succes?


Jij als bestuurder, directielid of manager, wilt succes en het liefst méér, toch?! Dat blijkt niet altijd in de praktijk... "Nee sorry, mijn agenda laat dit niet toe". Weet dat ook in jouw organisatie succes voor het oprapen ligt.

Tijdelijke ⇔ permanente organisatie
Als bestuurder, directielid, manager zet je een koers uit, stel je doelen en laat je plannen maken om die doelen te verwezenlijken. Het gaat je om verbetering, vernieuwing, inkrimping, uitbreiding, samenvoeging. Om goedkoper, sneller, beter. Een optimale 'fit' met de omstandigheden wil je. Meer succes zou ik zeggen.

Je laat er projecten voor opzetten. Wij noemen dat interne projecten. Het is het gebied van de tijdelijke organisatie; daar waar veranderingen worden voorbereid. Het werken 'in de wereld ná het project' gebeurt in de permanente organisatie.

Interne projecten zijn dus ontzettend belangrijk. Ze dienen immers (strategische) doelen. Toch zijn ze vaak niet succesvol?!
Precies, het resultaat van interne projecten moet zijn dat ze bijdragen aan de strategische doelen. Pas dan verzilver je je strategisch succes. Maar, jij weet ook dat die projecten lang niet altijd succesvol worden, dat je er vaak veel kopzorgen over hebt. Hoe komt dit?

Interne projecten zijn weerbarstig
Heb je je al eens gerealiseerd dat interne projecten hele specifieke kenmerken hebben? Ze zijn niet 'vanzelf' een succes. Wat maakt hen zo weerbarstig? Ik noem een paar aspecten:

  • Het resultaat is nieuw voor de organisatie
  • De impact op medewerkers staat bij de start meestal nog niet vast.
  • Er wordt verandering beoogd en die roept weerstanden op
  • Nieuwe processen en procedures zijn nodig 
  • Medewerkers uit verschillende afdelingen moeten als team samenwerken
  • Het project is gebonden aan interne regels en procedures.

Dit betekent dat interne projecten specifieke eisen stellen aan de aanpak ervan én aan de bemensing.

Interne projecten schieten als paddestoelen uit de grond
Is er in jouw organisatie ook een flinke lijst aan interne projecten? Groeit die ook? En heb je ook al eens de verzuchting gehoord "moet dit nou?!" of "kunnen we dit er nog wel bij doen?". 

De noodzaak wordt regelmatig gevoeld om een project te starten, maar niet alles is 'projectwaardig' en het 'absorptievermogen' van de organisatie heeft haar grenzen. Weet je waar die grenzen liggen? En waar die projecten toe dienen en of ze bestaansrecht hebben?

Geen tijd voor succes...?
Een directeur reageerde onlangs als volgt: "Nee sorry, mijn agenda laat niet toe om me af te vragen óf ik succesvoller zou kunnen zijn. Ik heb mijn handen vol aan het zo goed en zo kwaad als het kan voor elkaar krijgen wat dagelijks om me afkomt".

Natuurlijk is het zo dat áls je het anders wil, dan moet je ruimte maken om dit te realiseren. De ervaring van onze klanten is dat de organisatie er het 10-voudige mee wint. Dus...!?

Onze klanten willen niet langer tijd verliezen met hun interne projecten. Zij boeken koerssuccessen, zoals ik ze graag noem, langs drie etappes:

  • ProjectenGovernance.  Je hebt grip op je strategische projecten. Je bestuurt ze in samenhang. Je weet dat je de juiste projecten uitvoert. Ons ProjectenGovernance traject leidt tot lagere kosten en  je bereikt sneller en beter de strategische doelen.

  • ProjectAanpak.  De opdrachtgever heeft de regie. Ieder project wordt volgens de Audacia-methode*) grondig voorbereid, 'in control' uitgevoerd en succesvol afgesloten. Het resultaat levert de gewenste bijdrage aan de strategische doelen.  

  • Cultuurshift.  De organisatiecultuur 'sleurt niet meer aan de broekspijpen', maar ondersteunt juist de strategie. Medewerkers streven geïnspireerd de doelen na. Er heerst een prettig, professioneel werkklimaat. Kostenbewustzijn en innovatie zijn in gewenste balans. 

Deze drie trajecten leg je niet tegelijkertijd af. Dat ze met elkaar verweven zijn en dat ze elkaar beÏnvloeden, zul je begrijpen.

Méér succes ligt voor het oprapen!
Ja, het is echt zo, is de ervaring van onze klanten. Ook in jouw organisatie ligt méér succes voor het oprapen. Maak tijd om het te herkennen en je winst te verzilveren. Wij helpen je daar graag bij. 

Bijwonen van een Management Summary of het laten uitvoeren van een Quick Scan kost je niet veel tijd en levert je snel al de eerste resultaten. Daarna wil je nog maar een ding: méér succes! 

*) Lees meer over Audacia... 

© Eline Jeurissen 
mei 2017
www.exceptional.nl



^

Toets aan de Top


Projecten dienen een bijdrage te leveren aan de doelen van de organisatie. Toch blijkt met de oplevering van de projectresultaten dit vaak volstrekt onvoldoende. De oplossing is relatief eenvoudig: alleen heldere doelen zijn te bereiken! Verzamel wél denkkracht en doorzettingsvermogen.

Donkere wolken pakten zich samen...

Onlangs schoof ik aan bij een directieteamvergadering om er een presentatie te verzorgen. Dat gebeurde toen er nog een heftige discussie gaande was dat de efficiencyverbetering en de versterking van de marktpositie niet gerealiseerd leken te gaan worden door de opgeleverde projecten. Notabene 2 belangrijke strategische doelen..! Op ieders gezicht tekenden zich grote zorgen af: “Hoe gaan wij dit uitleggen aan onze toezichthouders, eigenaren en financiers?” en “Welke consequenties gaat dit voor mij persoonlijk hebben?”. De voorzitter sloot de discussie met: “We MOETEN die strategische doelen halen!”

Frustrerende situatie
Als topmanager herken je dit tafereel ongetwijfeld. Of bij een collega of je weet zelf hoe het voelt als je denkt dat je de nodige acties en projecten goed hebt laten aanpakken en als dan toch blijkt dat je de benodigde doelen niet bereikt. Hoe frustrerend! En je moet bovendien aan medewerkers een slechte boodschap brengen. Hoe ontstaat een dergelijke, frustrerende situatie en hoe is die te voorkomen?

In het domein van de doelen
Het probleem wordt vaak veroorzaakt doordat onvoldoende geborgd is dat resultaten van projecten daadwerkelijk een bijdrage leveren aan de doelen. Nog vaker komt het echter voor dat de formulering van die (strategische) doelen gebrekkig is. Die biedt onvoldoend goede, kwantitatieve aanknopingspunten om te bepalen hoe de gewenste situatie er moet uitzien en wat daarvoor nodig is. De oplossing voor de problematiek van dit directieteam en van vele anderen vind je dus in de eerste plaats in het domein van de doelen.

De doelboom als tool
Iedere organisatie zet voor het bereiken van haar visie een strategie uit, vertaald in te bereiken doelen. Zoals gezegd, de formulering ervan is cruciaal. Ik gebruik altijd een doelboom als tool (zie figuur) om strategische doelen en subdoelen inzichtelijk te maken en eventuele gebreken in dat ‘bouwwerk’ te onderkennen en op te lossen. Dit lijkt een tijdrovende klus. Inderdaad, het ontwikkelen van zo’n goed doorwrocht geheel vereist denkkracht en doorzettingsvermogen. Maar het resultaat is essentieel: een heldere toetssteen voor de uitvoering! En dat betreft reguliere processen én projecten. Stel je bij het maken van een doelboom ogenschijnlijk simpele vragen als:
  • Welke doelen en (sub)doelen zijn er te onderscheiden?
  • Wat zijn de samenhangen tussen deze doelen?
  • Zijn de samenhangen logisch en effectief?
  • Zijn er andere doelen mogelijk die minder offers vergen maar wel even effectief zijn?
  • Is het kraakhelder waar het inhoudelijk om gaat?
  • Heb je voor elk doel een deadline in de tijd?
  • Zie je omgevingsfactoren die onzeker zijn en niet te beïnvloeden, maar die wel het resultaat kunnen raken?

Moeilijk, niet onmogelijk en wél noodzakelijk
En natuurlijk loop je tijdens het ontwikkelen van een doelboom aan tegen het bezwaar van sommigen dat niet alles meetbaar is te maken. Je antwoord kan kort maar krachtig zijn: alles wat belangrijk is, is in meetbare termen - soms heel precies en soms als bandbreedte - uit te drukken. Om over (strategische) doelen te kunnen communiceren en ze een toetssteen te laten zijn voor de uitvoering is dat een absolute must. Alleen heldere doelen kunnen bereikt worden!

© Peter Anthonisse
april 2017
www.exceptional.nl


^
 1 - 5  6 - 10  11 - 12